Privatlivspolitik for Haveforeningen Solsikken

Senest opdateret: 12. august 2026

Haveforeningen Solsikken respekterer dit privatliv og behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Haveforeningen Solsikken indsamler, anvender, opbevarer og beskytter personoplysninger om medlemmer, personer på foreningens ventelister, besøgende på hjemmesiden og andre personer, der er i kontakt med foreningen.

1. Dataansvarlig

Haveforeningen Solsikken er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som foreningen behandler.

Haveforeningen Solsikken
Ølbyvej 130
4600 Køge
Telefon: 50 35 78 78
E-mail: formand@solsikken.one
CVR: 33684592

Spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger kan rettes til foreningens bestyrelse på formand@solsikken.one.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Afhængigt af dit forhold til foreningen kan Haveforeningen Solsikken blandt andet behandle følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Havenummer
  • Oplysninger om medlemskab
  • Oplysninger om placering på intern eller ekstern venteliste
  • Dato for opskrivning på venteliste
  • Oplysninger om kontingent, leje og andre betalinger
  • Korrespondance mellem dig og foreningen
  • Oplysninger, som du selv afgiver via hjemmesidens kontakt- og tilmeldingsformularer
  • Tekniske oplysninger i forbindelse med brug af hjemmesiden og cookies

Vi bestræber os på kun at indsamle de personoplysninger, der er nødvendige for det konkrete formål.

3. Hvorfor behandler vi personoplysninger?

Haveforeningen Solsikken behandler personoplysninger for blandt andet at kunne:

  • Administrere medlemskab af foreningen
  • Administrere brugsretten til foreningens haver
  • Administrere intern og ekstern venteliste
  • Kontakte personer på ventelisterne
  • Opkræve kontingent, leje og andre betalinger
  • Kommunikere med medlemmer
  • Besvare henvendelser
  • Administrere generalforsamlinger og øvrige foreningsaktiviteter
  • Overholde foreningens vedtægter og regler
  • Opfylde lovmæssige forpligtelser, herunder bogføringsmæssige krav
  • Varetage foreningens almindelige og legitime interesser

Behandlingen sker afhængigt af situationen på baggrund af en aftale, en retlig forpligtelse, foreningens legitime interesser eller dit samtykke.

4. Kontaktformularer på hjemmesiden

Hjemmesiden indeholder formularer, som blandt andet anvendes til opskrivning på foreningens ventelister.

Når du udfylder en formular, behandler Haveforeningen Solsikken de oplysninger, du selv indtaster, med henblik på at behandle din henvendelse eller administrere din placering på den relevante venteliste.

Oplysningerne anvendes ikke til markedsføring.

Vi beder dig om ikke at skrive følsomme eller fortrolige personoplysninger i formularernes fritekstfelter, medmindre dette er nødvendigt.

5. Ekstern venteliste

Den eksterne venteliste er for personer, der ønsker mulighed for at få en have i Haveforeningen Solsikken.

Ved opskrivning kan vi blandt andet registrere:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Dato for opskrivning
  • Andre oplysninger, som er nødvendige for administrationen af ventelisten

Oplysningerne anvendes til administration af ventelisten og til at kontakte dig i forbindelse med eksempelvis ledige haver eller andre forhold, der vedrører din placering på ventelisten.

Hvis du ikke længere ønsker at stå på ventelisten, kan du kontakte foreningen og bede om at blive slettet.

Oplysningerne slettes, når du ikke længere står på ventelisten, medmindre Haveforeningen Solsikken har et andet lovligt grundlag for fortsat at opbevare bestemte oplysninger.

6. Intern venteliste

Den interne venteliste er for eksisterende medlemmer af Haveforeningen Solsikken, der ønsker mulighed for at skifte til en anden have.

I den forbindelse kan vi blandt andet behandle oplysninger om:

  • Navn og kontaktoplysninger
  • Nuværende havenummer
  • Dato for opskrivning
  • Placering på ventelisten
  • Oplysninger, der er relevante for ønsket om en anden have

Oplysningerne behandles som en del af administrationen af medlemsforholdet og den interne venteliste.

Når medlemmet ikke længere ønsker at stå på den interne venteliste, slettes oplysninger, der alene vedrører ventelisten, når der ikke længere er behov for dem.

7. Billeder fra foreningens aktiviteter

Haveforeningen Solsikken kan offentliggøre billeder fra arrangementer, fælles arbejdsdage, konkurrencer, generalforsamlinger og andre aktiviteter i foreningen.

Situationsbilleder, hvor formålet primært er at vise en aktivitet eller begivenhed, kan efter en konkret vurdering offentliggøres på baggrund af foreningens legitime interesse i at informere om foreningens aktiviteter.

Ved billeder, hvor en bestemt person er det primære motiv, foretager foreningen en konkret vurdering af, om billedet kan offentliggøres, og hvilket behandlingsgrundlag der gælder.

Hvis du ønsker et billede af dig fjernet fra hjemmesiden, kan du kontakte bestyrelsen. Vi vil herefter vurdere henvendelsen og fjerne billedet, hvis der ikke er et sagligt grundlag for fortsat offentliggørelse.

8. Hvem har adgang til oplysningerne?

Adgangen til foreningens administrative systemer og hjemmesidens redigeringsmodul er begrænset til Haveforeningen Solsikkens bestyrelse samt eventuelle nødvendige tekniske leverandører.

Almindelige besøgende på hjemmesiden har ikke adgang til administrative oplysninger.

Hjemmesiden indeholder ikke et lukket medlemsområde.

Personoplysninger må kun tilgås af personer, der har et sagligt behov for oplysningerne i forbindelse med foreningens administration.

9. Videregivelse og databehandlere

Haveforeningen Solsikken sælger ikke personoplysninger og videregiver ikke oplysninger til markedsføringsformål.

Foreningen kan benytte eksterne leverandører, som behandler oplysninger på foreningens vegne. Det kan eksempelvis være:

  • Hostingudbyder
  • Hjemmeside- og IT-leverandører
  • WordPress og tilknyttede tekniske tjenester
  • Leverandører af plugins til hjemmesiden
  • Bank og betalingsudbydere
  • Regnskabs- og bogføringssystemer
  • Statistik- og analysetjenester såsom Google Analytics

Hvor en leverandør behandler personoplysninger på vegne af Haveforeningen Solsikken, sikrer foreningen, at der foreligger det nødvendige juridiske grundlag og, hvor det kræves, en databehandleraftale.

Personoplysninger kan desuden videregives til offentlige myndigheder, hvis foreningen er retligt forpligtet til dette.

10. Cookies

Haveforeningen Solsikkens hjemmeside er baseret på WordPress og kan anvende cookies, som sættes af WordPress og de plugins og funktioner, der anvendes på hjemmesiden.

Nogle cookies er teknisk nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere korrekt. Sådanne cookies kan anvendes uden samtykke i det omfang, gældende regler tillader det.

Andre cookies, eksempelvis cookies til statistik eller analyse, anvendes kun efter samtykke, når dette er påkrævet.

Besøgende skal kunne få oplysninger om de konkrete cookies, deres formål og varighed via hjemmesidens cookieindstillinger eller cookieoversigt.

11. Google Analytics

Haveforeningen Solsikken kan anvende Google Analytics til at udarbejde statistik om brugen af hjemmesiden.

Google Analytics kan blandt andet behandle oplysninger om:

  • Antallet af besøgende
  • Hvilke sider der besøges
  • Hvor længe hjemmesiden anvendes
  • Hvordan besøgende finder hjemmesiden
  • Hvilken type enhed og browser der anvendes

Formålet er at forstå, hvordan hjemmesiden bruges, så vi kan forbedre dens indhold og funktion.

Google Analytics aktiveres kun i overensstemmelse med gældende regler om cookies og databeskyttelse. Hvor samtykke er påkrævet, indlæses analysetjenesten først, når den besøgende har givet samtykke.

Et afgivet cookie-samtykke skal kunne trækkes tilbage igen.

Google kan i forbindelse med tjenesten behandle oplysninger på vegne af Haveforeningen Solsikken. Foreningen skal derfor sikre, at tjenesten er konfigureret i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

12. Opbevaring og sletning

Haveforeningen Solsikken opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, oplysningerne blev indsamlet til, eller så længe foreningen er forpligtet til at opbevare dem efter lovgivningen.

Oplysninger vedrørende medlemskab slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt behov for at opbevare dem.

Oplysninger vedrørende ventelister slettes, når personen ikke længere står på den pågældende venteliste, medmindre oplysningerne fortsat er nødvendige af andre lovlige grunde.

Regnskabs- og betalingsoplysninger opbevares i den periode, som følger af gældende bogføringslovgivning.

13. Sikkerhed

Haveforeningen Solsikken træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet:

  • Uautoriseret adgang
  • Tab eller ødelæggelse
  • Utilsigtet offentliggørelse
  • Misbrug
  • Uberettiget ændring

Adgangen til administrative oplysninger begrænses til bestyrelsen og andre personer eller leverandører, der har et nødvendigt og sagligt behov for adgang.

14. Dine rettigheder

Når Haveforeningen Solsikken behandler personoplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder.

Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have ret til:

  • At få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • At få urigtige oplysninger rettet
  • At få oplysninger slettet
  • At få behandlingen begrænset
  • At gøre indsigelse mod behandlingen
  • At modtage visse oplysninger i et struktureret og almindeligt anvendt format
  • At trække et samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne er ikke absolutte. I visse tilfælde kan Haveforeningen Solsikken have ret eller pligt til fortsat at opbevare eller behandle oplysninger.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte bestyrelsen på formand@solsikken.one.

15. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med Haveforeningen Solsikkens behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte bestyrelsen.

Du har desuden mulighed for at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

Yderligere oplysninger om databeskyttelse, dine rettigheder og muligheden for at klage findes på Datatilsynets hjemmeside.

16. Ændringer i privatlivspolitikken

Haveforeningen Solsikken kan løbende ændre denne privatlivspolitik, hvis foreningens behandling af personoplysninger ændres, hjemmesiden får nye funktioner, eller der sker ændringer i gældende regler.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på foreningens hjemmeside.